OFFENTLIG SEKTOR
Beredskapsplan – 10 råd
Å ha en beredskapsplan er et forskriftskrav. Men det å bare ha en plan styrker ikke nødvendigvis beredskapsevnen. En beredskapsplan som ikke føles nyttig eller som ikke benyttes i det hele tatt, kan føles mer som en hemsko enn en støtte. En nyttig og benyttet beredskapsplan er et aktivt hjelpemiddel for å organisere og effektivisere beredskapen, samtidig som den gir direkte beslutnings- og håndteringsstøtte.
Gjennom vårt omfattende arbeid med utvikling av planer, øvelser og evalueringer for en rekke kommuner og offentlige aktører, ser vi at avstanden mellom ambisjon for og faktisk effekt av beredskapsplanverket for mange blir stor. Vi har derfor samlet 10 råd for å utvikle og vedlikeholde en beredskapsplan som gir operativ handlekraft og styrker beredskapsevnen. Rådene tar utgangspunkt i DSBs veiledere, våre erfaringer og anbefalt beste praksis på fagområdet. Mange av de samme prinsippene og metodene som gjelder for kommunal beredskap, er like relevante for helseforetak, utdanningsinstitusjoner, statlige etater og samfunnskritiske bedrifter.
1. Beredskapsplanen må bygge på kommunens identifiserte risiko
En beredskapsplan må aldri være en ren standardmal. Planen må ta utgangspunkt i funnene fra relevante risikovurderinger (ROS-analyser) og eventuelle beredskaps-vurderinger. Dersom analysen viser at kommunen er særlig sårbar for langvarig bortfall av strøm eller ekom, flom, cyberangrep eller isolerte lokalsamfunn, må planverket gjenspeile dette i form av konkrete forhåndsplanlagte tiltak, prioriteringer og identifiserte ressursbehov. Planen må være spesifikk nok til å svare på de kjente sårbarhetene, men samtidig være generell nok til også å gi støtte i håndtering av det uforutsette.
2. Skap en helhet mellom overordnet plan og sektorvise delplaner
En vanlig fallgruve er å lage én omfattende plan som forsøker å favne alt, eller et fragmentert system av frittstående delplaner uten felles samordning. Den overordnede beredskapsplanen må samordne, sette rammer og organisere den helhetlige kommunale håndteringen. De sektorvise planene, som helseberedskapsplan, smittevernplan, beredskapsplan for vann og avløp, og beredskapsplaner for skoler og barnehager, skal beskrive håndteringen for de enkelte ansvarsområdene. Den overordnede planen skal avklare ansvarsforhold, organisering og sette rammene for den helhetlige kommunale håndteringen, ikke gjenta underliggende faginnhold.
3. Vær tydelig på roller, ansvar og fullmakter
Under tidspress er uklarhet om myndighet den vanligste kilden til handlingslammelse. Planen må entydig svare på hvem som beslutter mobilisering, hvem som leder håndteringen, hvordan ansvar er delegert, og hvem som uttaler seg på vegne av kommunen. Planen må også tydelig beskrive skillet og ansvarsforholdet mellom den overordnede kriseledelse og underliggende enheter. Sørg for at alle nøkkelfunksjoner i beredskapsorganisasjonen har avklarte og definerte forventninger til ivaretakelse av rollen, og at alle funksjonene har identifiserte stedfortredere ved fravær.
4. Etabler en mobiliserings- og varslingsordning som virker utenfor kontortid
Uønskede hendelser og kriser skjer ikke bare mellom kl. 08.00 og 16.00 på hverdager. Beredskapsplanen må etablere rutiner for hvem som kan kalle inn kriseledelsen, og hvordan varslingen gjennomføres i praksis. Varslingslistene må holdes oppdaterte, være lett tilgjengelige, og varslingsrutinene må testes jevnlig. Mange kommuner erfarer først under en øvelse at kontaktinformasjon er utdatert eller at innkallingssystemet svikter.
5. Utarbeid korte funksjons- og tiltakskort
Når krisen rammer, har ingen tid til å lese lange tekstkapitler. Utarbeid støttekort på ideelt sett en side som gir en sjekk- og huskeliste for arbeidet. Funksjonskortene bør være rollebaserte (f.eks. for kriseleder, loggfører, kommunikasjonsansvarlig) og tiltakskortene hendelsesbaserte (f.eks. ved ekstremvær, IKT-bortfall, evakuering). Funksjonskortene gir støtte til ivaretakelse av funksjonen, og tydeliggjør ansvar, myndighet, arbeidsoppgaver, ressurstildeling, kommunikasjon og stedfortrederordning. Tiltakskortene gir forslag til beslutninger og tiltak i de forskjellige beredskapsfasene i ulike typer hendelser identifisert i risikovurderingen (ROS-analysen): varsling og mobilisering, respons og håndtering, og normalisering og demobilisering.
6. Sørg for oversikt over ressurser og samarbeidsavtaler
En ressursoversikt har liten verdi dersom den bare lister opp utstyr uten avklart tilgjengelighet. Planen må tydeliggjøre hvem som kan rekvirere ressursene, hvor raskt de normalt kan mobiliseres, og om det foreligger formelle beredskapsavtaler med nabokommuner, frivillige organisasjoner, private leverandører og/eller andre. Etabler et tett samvirke med de viktigste samarbeidspartnerne og utnytt arenaen i det kommunale beredskapsrådet til felles forberedelser.
7. Planlegg for kommunikasjon når ordinære kanaler svikter
Kommunikasjon i kriser handler om å gi viktig informasjon, skape trygghet, og opprettholde tillit hos innbyggere, besøkende, egne ansatte, samarbeidspartnere, overordnede myndigheter og media. Planen må beskrive ansvar og prosess for informasjons- og budskapsutforming, godkjenningsmyndighet og kanaler for publisering og befolkningsvarsling. Parallelt er det viktig å også planlegge for alternative informasjonskanaler dersom våre ordinære kanaler ikke er tilgjengelig, eksempelvis grunnet bortfall av strøm og/eller elektronisk kommunikasjon. Alternative måter kan være fysiske informasjons-punkter, oppslagstavler og/eller personlig oppmøte.
8. Forbered evakuering, EPS og oppfølging av sårbare grupper
Evakuering av et område besluttes normalt av politiet. Kommunen kan anbefale evakuering, men det er kun politiet som kan beordre evakuering. Ved en evakuering har kommunen ansvaret for å ivareta de personene som evakueres. Planverket må derfor inneholde prosedyrer for etablering og drift av et Evakuerte- og pårørendesenter (EPS), inkludert lokaler, forpleining og psykososial oppfølging av kriseteam. Vær særlig oppmerksom på sårbare grupper som hjemmeboende med omfattende pleiebehov, institusjonsbeboere, barn og fremmedspråklige. Politiet vil normalt bistå i drift av EPS ettersom de har ansvaret for registrering av evakuerte og pårørende.
9. Planlegg for bortfall av egne basistjenester (kontinuitet)
En robust beredskapsplan forutsetter ikke at ordinære arbeidsverktøy fungerer. Hva gjør kriseledelsen dersom rådhuset må evakueres, strømmen går, IKT-systemene er kryptert eller mobilnettet er nede? Planen må omfatte alternative møtesteder, nødstrøm, reservesamband (satellitt/nødnett) og manuelle rutiner. Gjennom kontinuitets-planlegging sikrer kommunen at lovpålagte og livsviktige tjenester kan opprettholdes uavhengig av forstyrrelser.
10. Bygg beredskapskultur gjennom jevnlig øving og evaluering
En beredskapsplan som ikke øves har begrenset verdi og kan i praksis være utdatert lenge før neste formelle revisjon. Forskriftskravet tilsier revisjon minst én gang årlig og øvelse minst hvert annet år. Det anbefales å øve kommunens kriseledelse minimum årlig, og gjerne oftere. Underliggende enheter bør trene og øve i minimum samme intervaller.
Varier mellom ulike øvingsformer som trener og øver bruk av planverket: diskusjonsøvelser; refleksjonsøvelser eller dilemmaøvelser for ledelsen basert på hendelsestyper identifisert i risikovurderinger (ROS-analyser) og/eller beredskapsplanen, spilløvelser; funksjonstreninger, varslingsøvelser eller spill mot en spillstab som simulerer samarbeidspartnere, eller fullskalaøvelser; samvirkeøvelser med samarbeidspartnere. De ulike øvelsestypene er nyttige for å oppnå eller evaluere ulike øvelses- og/eller læringsmål. Valg av øvelsesform bør besluttes ut fra hva kommunen ønsker å øve og evaluere. All opplæring og øving bør evalueres og dokumenteres. Etterarbeidet er viktig, sørg for å evaluere håndteringen systematisk etter både øvelser og reelle hendelser, og innarbeid eventuelle læringspunkter i planverket for å fremme kontinuerlig forbedring av kommunens beredskapsevne.
God beredskap handler i bunn og grunn om å forberede mennesker for å kunne handle effektivt og forsvarlig når usikkerheten er størst og det gjelder som mest. Det handler om å bygge kompetanse og tilrettelegg strukturer, samtidig som en utvikler en god beredskapskultur under kyndig ledelse. Beredskapsplanen i seg selv løser ingen krise, men en gjennomarbeidet og øvd beredskapsplan kan gi ledelsen det hjelpemiddelet som trengs for å fatte gode beslutninger når det haster som mest og presset er størst.
Slik kan Proactima bistå din virksomhet
Proactima støtter kommuner, offentlige etater og private virksomheter i hele beredskapskjeden, fra helhetlige ROS-analyser og revisjon av beredskapsplanverk til skreddersydde øvelser, evalueringer og kontinuitetsplanlegging.
- Rask tilgang via DSB-rammeavtalen: Gjennom Proactimas rammeavtale med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), har offentlige myndigheter og kommuner rammene for å kunne hente inn rådgivning og spisskompetanse på en enkel, effektiv og tilrettelagt måte.
- Dynamisk verktøystøtte med Dmaze: For å sikre at beredskapsplaner, varslingslister, tiltakskort og tiltaksoppfølging holdes levende og tilgjengelige, benytter mange virksomheter styringsverktøyet Dmaze som kan kobles sammen med Rayvn. Løsningen samler risikoanalyser, beredskapsplaner og avviks-/læringspunkter i ett felles digitalt system som effektiviserer og forenkler gjennomføring, dokumentering og oppfølging.
Ønsker du en gjennomgang av virksomhetens beredskapsplanverk, eller trenger dere bistand til planlegging av neste beredskapsøvelse? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale.
Kontakt
(+47) 481 17 600
fredrik.bjornebekk@proactima.com
(+47) 988 04 112