Nyheter

Les siste nytt fra Proactima her.

Stikkord: covid-19

Pandemi-grep fra norske virksomheter

Koronapandemien har vært utfordrende for mange virksomheter, men grepene belyst i denne artikkelen vil ta dem styrket videre. Proactima har siden juni i fjor samlet rundt 40 norske virksomheter, både private og offentlige, til å dele hva de har lært underveis i håndteringen av Covid-19. Denne uken var det runde nummer fem, der virksomheter fra næringene kraft, maritim, logistikk, bank og finans, havnedrift, avfall, olje og gass, samferdsel og mobilitet deltok.

Det viktigste nå synes å være å lage en god plan i takt med regjeringens 4-trinns gjenåpningsplan. Hvordan åpne opp arbeidsplassen for tilbakeføring til kontorer og balansere dette med nye vaner og behov knyttet til fleksibilitet og fordeler med hjemmekontor. Hvordan skal medarbeidere utøve jobben framover til det beste for virksomheten og hva må virksomhetene gjøre for at dette skal løses på best mulig måte?

De fleste deltakerne i læringsdelingene har fått pandemien tett på med smitte i egen organisasjon. Andre utfordringer som opptar deltakerne nå er blant annet hvordan de skal ivareta lederne framover, kommunikasjon, bruk av styringsretten, økt turnover, hvordan behandle ulik slitasje på personell og oppdatering av risikoanalyser og beredskapsmateriell.

I sum viser delingen at det gjøres mye godt arbeid for å kunne styre i den økte usikkerheten under pandemien. Proactima vil fremheve punktene under som særlig vesentlige momenter virksomhetene er opptatte av.

Gjenåpningsplan

Tilbakeføring til mer normal arbeidsform er for mange sentralt. Utfordringen er at man skal ta høyde for hva «den nye normalen» blir og hvordan dette virker inn på virksomheten. Hvordan kan en komme godt ut av det og høste oppsidene som den økte fleksibiliteten og bruken av hjemmekontor har gitt, og samtidig unngå uheldige konsekvenser? Flere melder at enkelte arbeidstakere ikke ønsker seg tilbake til kontorarbeid slik det var før Covid-19. Ledelsen utfordres av balansen mellom tilrettelegging og motivasjon på den ene siden og virksomhetens behov for, og bruk av, styringsretten på den andre siden. Som et eksempel, melder en virksomhet som ikke har hatt hjemmekontor som normal før pandemien, at de ser at dette nå vil være hensiktsmessig å legge til rette for. De planlegger med at ansatte skal kunne benytte hjemmekontor to faste dager i uken i tiden etter pandemien er ferdig. De fleste har, eller er i ferd med å lage, en gjenåpningsplan som baserer seg på regjeringens 4-trinnsplan. Involvering av medarbeiderne i å lage denne planen ansees som et suksesskriterie for å sikre en smidig overgang til ny normal. Dette involverer ulike avdelinger, tillitsapparatet, AMU og VO.

Kommunikasjon og koordinering

De fleste av virksomhetene har ukentlige møter i toppledelsen der styring under pandemien er et eget tema. Her involveres ledere bredt for god koordinering. Noen kaller det beredskap eller kontinuitet, mens andre iverksetter det under vanlig drift. Dette oppleves uansett som svært nyttig. De fleste har opprettet en egen enhet som følger pandemiutviklingen og styrer ulike dimensjoner, som for eksempel HR-relaterte tiltak. Mange kommuniserer aktivt fra ledelsen til organisasjonen etter disse møtene, og melder tilbake at dette oppleves positivt av de ansatte. En av virksomhetene delte at de under «kommunikasjon» fikk 90% toppscore på siste arbeidsmiljøundersøkelse, noe nevnte tiltak løftes fram som en viktig grunn til.

Et annet smart grep fra en virksomhet var at ledelsen sendte e-post der de viste til intranett. På intranett kunne ansatte finne informasjonen fra ledelsen. Dette grepet førte til at flere gikk inn på intranett for å få med seg også annen informasjon. Et annet godt eksempel er toppsjefens kommunikasjon; flere melder at når toppsjefen av og til står for kommunikasjonen, blir det godt mottatt når denne fokuserer mye på emosjonelle aspekter.

Helse

Ivaretagelse av psykisk helse fremheves av nesten samtlige som en særlig utfordring. Flere melder at medarbeidere opplever økt stress i den vedvarende endringen i arbeidsforhold, spesielt som følge av hjemmekontor. Det påpekes også fra de som har kontorer spredt i Norge, at de sterke restriksjonene som Oslo har hatt over lang tid gir merkbart økt slitasje på personell der. Dette gir flere utfordringer. Mange setter derfor psykisk helse på agendaen under seminarer og generell informasjon. I tillegg følges både medarbeidere og ledere tettere opp for å avdekke individuelle utfordringer, slik at disse kan løses før det går utover trivsel og arbeidsevne. Mange benytter bedriftshelsetjenesten mer aktivt enn før, samt at noen har tatt tak og justert helseforsikringen til det bedre for arbeidstakerne.

Digitale undersøkelser – underveisevalueringer

Læring underveis gjennom aktiv innhenting av data og dialog har gitt flere fordeler. Det meldes at opptil 10 digitale spørreundersøkelser er gjennomført siden mars i fjor for å kunne følge opp ulike deler av arbeidshverdagen til de enkelte på en bedre måte. Virksomhetene rapporterer at dette har gitt økt forståelse for ledelsen, mer effekt av beslutninger, samt en opplevelse av å bli sett for arbeidstakerne. Det eksisterer mange enkle digitale verktøy for å gjennomføre dette, som f.eks. Surveymonkey og Mentimeter. Innsamling av data underveis, både basert på digitale verktøy og intervjuer, er også utført for beredskapspersonell. Dette har gitt nyttig læring for justering av innsatsen.

Kontorlokaler

Enkelte gjennomfører strukturelle tiltak på kontorlokaler for å legge mer til rette for sosialisering. I tillegg åpnes enkelte arealer mer opp for å gi større plass i kontorlandskap.

Reiseaktivitet – vaksiner?

Det er en utfordring at myndighetenes vaksinestrategi skaper strekk i laget internt i virksomhetene. Dette skaper dilemmaer for ledelsen med tanke på hvem som kan få komme på kontoret og/eller reise til f.eks. utlandet. Hvordan, og har man rett til å skille mellom vaksinerte og ikke vaksinerte? Og kan man pålegge ansatte å vaksinere seg? Hva hvis noen ikke vil? Kan dette få konsekvenser for hvilke stillinger personell kan ha? Dette er sentrale dilemmaer som ledere bør være opptatte av fremover.

I tillegg belyses det fra deltakere at en pandemi gir utfordringer rundt etablerte sikkerhets- og beredskapsplaner. Et eksempel er evakuering av personell på reise, og muligheten til dette basert på restriksjoner som for eksempel innreise- og karanteneregler.

Engasjering av arbeidstakere

Alle virksomheter sier at de nå merker langtidseffekter av sosial distansering og det at man ikke fysisk møtes. Dette temaet har behørig blitt diskutert på tidligere læringsdelinger. Tiltak som å gå turer og ulike videosesjoner er blant annet benyttet. Dette har vært spesielt viktig for nyansatte. Nå melder noen at de har tatt i bruk apper for å stimulere organisasjonen. Appene som nevnes skal stimulere psykososiale tiltak og gir insentiver for positive holdninger gjennom å score eksempelvis det å ringe en kollega, gi tilbakemeldinger, antall skritt man går etc. De som har tatt det i bruk opplever stort engasjement rundt tiltakene. Eksempel på apper er Challengize og Dytt.

Risikostyring og Beredskapsplanverk

Alle har fått erfaring med styring av risiko under langvarig hendelse, og hvordan dette er knyttet til forretningskontinuitet og beredskap. De færreste har opplevd at planverket i tilstrekkelig grad tok høyde for en slik pandemi. Forbedring av planverk, men også tilnærming til beredskap blir viktig fremover. Nå handler det om å foredle erfaringene og forsterke den helhetlige risikostyringen. Mange har sett at pandemien har styrket samarbeidet i virksomhetene, blant annet mellom avdelinger/enheter som tidligere ikke har hatt en sterk kultur for samvirke. Dette momentet griper flere tak i for å sikre mer helhetlig og omforent risikostyring, samt planverk som er harmoniserte internt. Oppdatering av beredskapsplanverk gjennom å ta inn læring fra underveisevalueringer står sentralt for de fleste.

Veien videre

Proactima opplever at deltakerne har nytte av å komme sammen og dele erfaringer. Vi i Proactima vektlegger samhandling sterkt, for å bidra til et tryggere og mer bærekraftig samfunn. Dersom din virksomhet ønsker hjelp til noe av det som er belyst her er det bare å ta kontakt med oss!

Stavanger kommunes koronahåndtering

Koronaviruset rammet verdenssamfunnet hardt i begynnelsen av året. En kamp mot en usynlig og ukjent fiende. Stavanger kommune stod overfor en uoversiktlig og krevende situasjon som endret seg i høyt tempo. Situasjonen krevde handlekraft og evne til å være i forkant av hendelsene som oppstod.

Kontaktet Proactima

Beredskapssjef Torstein Nielsen kontaktet Proactima 12. mars, samme dag som Norge stengte ned. Stavanger kommune hadde behov for støtte til å kunne ta gode, informerte beslutninger. Utfordringen var ikke å ta raske beslutninger, men å analysere handlingsrommet og konsekvensene i forkant av utviklingen. Samtidig ble det jobbet på nasjonalt nivå med tydelige retningslinjer for hvordan landet og kommunene skulle håndtere virusutbruddet som skjøt raskt fart.

Stavanger kommune har ansvar for å ivareta sikkerhet og trygghet til innbyggerne, og måtte forberede de ulike delene av kommuneorganisasjonen på scenarioer med mange smittede. Samtidig måtte kommunens tjenester til de i overkant av 140 000 innbyggerne ivaretas på best mulig måte.

Kommunen stilte seg følgende spørsmål:

Hvordan komme i forkant av håndteringen av hendelsen?
Hvordan opprettholde de viktigste delene av driften i Stavanger kommune med stort fravær av arbeidskraft og bortfall av andre innsatsfaktorer, når covid-19 situasjonen er i stadig endring?
Hvordan ta informerte beslutninger om tiltak, basert på vurderinger av handlingsrom og konsekvens for samfunnet?

Regionalt samarbeid

Innbyggernes bevegelser følger ikke kommunegrensene noe som medfører at kommunene i Stavangerregionen i stor grad blir påvirket av hverandres beslutninger. Stavanger kommune tok tidlig et initiativ for et regionalt samarbeid. Kommunen erfarte et voksende behov for kunnskapsdeling og en felle forståelse om hvordan covid-19- situasjonen ville utvikle seg i Stavanger kommune og i regionen rundt.

FHI sine nasjonale prognoser og scenarioer reflekterte ikke situasjonen lokalt. Så i påvente av bedre beslutningsstøtte fra nasjonale myndigheter, innledet Stavanger kommune samarbeid med Helse Stavanger og Proactima. Målet var å utarbeide et grunnlag for lokal situasjonsforståelse og planlegging av kommunenes håndtering av covid-19.

Simuleringsmodell

Proactima utviklet en modell som simulerte scenarioer basert på FHI sine prognoser tilpasset kommunen. Modellen ble forankret og videreutviklet i dialog med Helse Stavanger. Utviklingen i pandemien og lokal smitteutvikling, samt prognoser og videreutvikling av modellen ble diskutert i ukentlige møter mellom representanter fra Stavanger kommune, Stavanger Universitetssykehus og Proactima. Dette tette, ukentlige samarbeidet har pågått under hele pandemien. Usikkerheten var stor, men for hver dag som gikk, fikk teamet bedre kunnskap om hvordan de ulike smitteverntiltakene fungerte.

Proactima bidro også med å gjennomføre scenariobaserte ROS-analyser for noen av de prioriterte virksomhetene og tjenesteområdene i kommunen. Dette bidro til å sikre at kommunen i en tidlig fase kunne planlegge og forberede seg på ulike covid-19 scenarioer. I analysene ble ulike smittespredningsscenarioer vurdert og hvordan de ulike scenarioene kunne påvirke tjenestene og leveransene som kommunens innbyggere er helt avhengige av. Med bakgrunn i scenarioene diskuterte og planla kommunen for å sikre blant annet nødvendig bemanning, tilgang på utstyr og rutiner og planer for å redusere smitte. Dette var viktig i kontinuitetsplanleggingen og rettet oppmerksomhet mot langsiktig planlegging i en situasjon hvor man etter hvert gikk over til drift med «den nye normalen».

Figuren viser prediksjon på lokal smitteutvikling basert på ulike smittescenarioer med ulik sannsynlighet for å inntreffe. Disse modellene ble videreutviklet og oppdater basert på mottatt informasjon.

Om Stavanger kommune og beredskap

Stavanger kommune har et generelt og grunnleggende ansvar for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet innenfor sitt geografiske område. Kommunen skal ha god krisehåndteringsevne og bidra til å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner i beredskapssituasjoner.  

Stavanger kommune er en av landets viktigste kommuner innen energi, landbruk, havbruk og reiseliv. Kommunens geografi, med blant annet flere øyer uten fastlandsforbindelse, stiller krav til samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har valgt å være proaktiv og håndtere usikkerhet med å være moderate overforsiktig.

Proactima arrangerer læringsdeling for koronasituasjonen

Koronasituasjonen medfører store endringer for de fleste virksomhetene i Norge. For å bidra til læring underveis, har Proactima i løpet av juni arrangert læringsdeling for 35 virksomheter. Dette vil gjøre bedriftene enda bedre i stand til å håndtere høsten og vinterens utfordringer knyttet til pandemien.

Læringsdelinger er gjort som halvdagssesjoner på Teams, for både virksomhetsledere og fagansvarlige innen HR, HMS, kommunikasjon og beredskap. Vi har samlet deltakere fra flere sektorer, som bank og finans, maritim industri, kraft, transport og mobilitet, olje og gass, energigjenvinning, havbruk, telekom og handel. Både private og offentlige virksomheter har vært representert.

Tilbakemeldingene er svært positive. Stor vilje til deling har gitt deltakerne merverdi. Det er identifisert flere områder med mulighet for forbedring, knyttet til emner som kommunikasjon, tilpasning, IT-sikkerhet, effektivisering, risikostyring, samt nye måter å organisere ledelse på, for å nevne noen. Dette gir et godt fundament for å styrke virksomhetsdriften og samtidig ivareta god risikostyring, forretningskontinuitet og beredskap.

Deltakerne vil treffes igjen i september for å dele videre læring gjennom kortere sesjoner.

Håndteringen av koronasituasjonen er ikke over. Proactima anbefaler derfor alle å foreta å en grundig underveisevaluering like over sommeren. Her kan vi bistå med behovstilpasset støtte i tråd med myndighetenes anbefalinger.

Dersom du synes dette høres spennende ut er det bare å kontakte Jo Tidemann eller Jonas Eriksen.