Stikkord: korona

Læringsdeling under Korona – fortsatt relevant!

Proactima gjennomførte nettopp en ny runde med erfaringsdeling mellom virksomheter relatert til håndtering av Korona-situasjonen.

Dette var Proactimas tredje runde under pandemien. Siden juni har opptil 40 virksomheter møttes i grupper på Teams og delt erfaringer, til felles nytte og refleksjon. Siste runde var en effektiv økt på en time med flere grupper på hver 4-6 virksomheter som reflekterte rundt oppsider og nedsider ved å drifte under pandemi.

Selv om det er både mellomstore og store virksomheter som deltar, er det stort sett de samme utfordringene som treffer. Klassiske momenter som diskuteres og deles er; ledelse, kommunikasjon, hvordan være tett på, ansettelser under pandemi, underveisevalueringer, håndtering av annen risiko (f.eks. IKT), rutiner på hjemmekontor, tillitsbygging, bruk av utenlandsk arbeidskraft og hvordan en skal gjenåpne.

Deltakerne ønsker å fortsette med denne delingen fremover. Dersom din virksomhet ønsker å delta på framtidige læringsdelinger, kontakt Jo Tidemann: jo.t@proactima.com

Stavanger kommunes koronahåndtering

Koronaviruset rammet verdenssamfunnet hardt i begynnelsen av året. En kamp mot en usynlig og ukjent fiende. Stavanger kommune stod overfor en uoversiktlig og krevende situasjon som endret seg i høyt tempo. Situasjonen krevde handlekraft og evne til å være i forkant av hendelsene som oppstod.

Kontaktet Proactima

Beredskapssjef Torstein Nielsen kontaktet Proactima 12. mars, samme dag som Norge stengte ned. Stavanger kommune hadde behov for støtte til å kunne ta gode, informerte beslutninger. Utfordringen var ikke å ta raske beslutninger, men å analysere handlingsrommet og konsekvensene i forkant av utviklingen. Samtidig ble det jobbet på nasjonalt nivå med tydelige retningslinjer for hvordan landet og kommunene skulle håndtere virusutbruddet som skjøt raskt fart.

Stavanger kommune har ansvar for å ivareta sikkerhet og trygghet til innbyggerne, og måtte forberede de ulike delene av kommuneorganisasjonen på scenarioer med mange smittede. Samtidig måtte kommunens tjenester til de i overkant av 140 000 innbyggerne ivaretas på best mulig måte.

Kommunen stilte seg følgende spørsmål: 

  1. Hvordan komme i forkant av håndteringen av hendelsen? 
  2. Hvordan opprettholde de viktigste delene av driften i Stavanger kommune med stort fravær av arbeidskraft og bortfall av andre innsatsfaktorer, når covid-19 situasjonen er i stadig endring?  
  3. Hvordan ta informerte beslutninger om tiltak, basert på vurderinger av handlingsrom og konsekvens for samfunnet? 

Regionalt samarbeid

Innbyggernes bevegelser følger ikke kommunegrensene noe som medfører at kommunene i Stavangerregionen i stor grad blir påvirket av hverandres beslutninger. Stavanger kommune tok tidlig et initiativ for et regionalt samarbeid. Kommunen erfarte et voksende behov for kunnskapsdeling og en felle forståelse om hvordan covid-19- situasjonen ville utvikle seg i Stavanger kommune og i regionen rundt. ​ 

FHI sine nasjonale prognoser og scenarioer reflekterte ikke situasjonen lokalt. Så i påvente av bedre beslutningsstøtte fra nasjonale myndigheter, innledet Stavanger kommune samarbeid med Helse Stavanger og Proactima. Målet var å utarbeide et grunnlag for lokal situasjonsforståelse og planlegging av kommunenes håndtering av covid-19.

Simuleringsmodell

Proactima utviklet en modell som simulerte scenarioer basert på FHI sine prognoser tilpasset kommunen. Modellen ble forankret og videreutviklet i dialog med Helse Stavanger. Utviklingen i pandemien og lokal smitteutvikling, samt prognoser og videreutvikling av modellen ble diskutert i ukentlige møter mellom representanter fra Stavanger kommune, Stavanger Universitetssykehus og Proactima. ​Dette tette, ukentlige samarbeidet har pågått under hele pandemien. Usikkerheten var stor, men for hver dag som gikk, fikk teamet bedre kunnskap om hvordan de ulike smitteverntiltakene fungerte. 

Proactima bidro også med å gjennomføre scenariobaserte ROS-analyser for noen av de prioriterte virksomhetene og tjenesteområdene i kommunen. Dette bidro til å sikre at kommunen i en tidlig fase kunne planlegge og forberede seg på ulike covid-19 scenarioer​​. I analysene ble ulike smittespredningsscenarioer vurdert og hvordan de ulike scenarioene kunne påvirke tjenestene og leveransene som kommunens innbyggere er helt avhengige av​. Med bakgrunn i scenarioene diskuterte og planla kommunen for å sikre blant annet nødvendig bemanning, tilgang på utstyr og rutiner og planer for å redusere smitte. Dette var viktig i kontinuitetsplanleggingen og rettet oppmerksomhet mot langsiktig planlegging i en situasjon hvor man etter hvert gikk over til drift med «den nye normalen». 

​ Figuren viser prediksjon på lokal smitteutvikling basert på ulike smittescenarioer med ulik sannsynlighet for å inntreffe. Disse modellene ble videreutviklet og oppdater basert på mottatt informasjon.

Om Stavanger kommune og beredskap

Stavanger kommune har et generelt og grunnleggende ansvar for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet innenfor sitt geografiske område. Kommunen skal ha god krisehåndteringsevne og bidra til å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner i beredskapssituasjoner.   

Stavanger kommune er en av landets viktigste kommuner innen energi, landbruk, havbruk og reiseliv. Kommunens geografi, med blant annet flere øyer uten fastlandsforbindelse, stiller krav til samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har valgt å være proaktiv og håndtere usikkerhet med å være moderate overforsiktig.

Proactima arrangerer læringsdeling for koronasituasjonen

Koronasituasjonen medfører store endringer for de fleste virksomhetene i Norge. For å bidra til læring underveis, har Proactima i løpet av juni arrangert læringsdeling for 35 virksomheter. Dette vil gjøre bedriftene enda bedre i stand til å håndtere høsten og vinterens utfordringer knyttet til pandemien.

Læringsdelinger er gjort som halvdagssesjoner på Teams, for både virksomhetsledere og fagansvarlige innen HR, HMS, kommunikasjon og beredskap. Vi har samlet deltakere fra flere sektorer, som bank og finans, maritim industri, kraft, transport og mobilitet, olje og gass, energigjenvinning, havbruk, telekom og handel. Både private og offentlige virksomheter har vært representert.

Tilbakemeldingene er svært positive. Stor vilje til deling har gitt deltakerne merverdi. Det er identifisert flere områder med mulighet for forbedring, knyttet til emner som kommunikasjon, tilpasning, IT-sikkerhet, effektivisering, risikostyring, samt nye måter å organisere ledelse på, for å nevne noen. Dette gir et godt fundament for å styrke virksomhetsdriften og samtidig ivareta god risikostyring, forretningskontinuitet og beredskap.

Deltakerne vil treffes igjen i september for å dele videre læring gjennom kortere sesjoner.

Håndteringen av koronasituasjonen er ikke over. Proactima anbefaler derfor alle å foreta å en grundig underveisevaluering like over sommeren. Her kan vi bistå med behovstilpasset støtte i tråd med myndighetenes anbefalinger.

Dersom du synes dette høres spennende ut er det bare å kontakte Jo Tidemann eller Jonas Eriksen.

Hvordan håndtere korona-krisen

Koronakrisen har rammet samfunnet hardt og utfordret de fleste samfunnsinstitusjoner og kommuner i landet. Vi i Proactima bistår flere kommuner og selskaper med deres håndtering av denne pandemien.

I vedlagte video viser vi hvordan man benytter risikoverktøy og analyse til å få et oversiktsbilde, skape et handlingsrom og kunne ta informerte beslutninger på så gode tiltak som mulig.

Proactima støtter virksomheter med Covid-19 håndtering

Proactima har i over 15 år støttet norske private og offentlige virksomheter med krisekommunikasjon, beredskap og kontinuitetsarbeid. Koronakrisen og virksomheters behov innenfor disse områdene har gjort at vår kunnskap og erfaring nå er mer relevant enn noen gang.

Vi hjelper nå en rekke virksomheter med håndteringen av denne pandemien. Vi bidrar med kapasitet, operative ressurser samt til en systematisk tilnærming til beredskapsarbeidet og har god kjennskap og erfaring med effektiv tilnærming.

I denne krevende pandemisituasjonen utfordres beredskapshåndteringen i alle virksomheter. Vi kan bidra med:

  • Ressurser som kan bistå eget krisehåndteringspersonell med operative oppgaver; situasjonsforståelse, loggføring, oppfølging av aksjoner, iverksettelse av besluttede tiltak
  • Støtte beredskapskoordinatorer i virksomhetene. Bidra til å skape oversiktsbilde og formidle disse til relevante samarbeidspartnere
  • Holde oversikt over nyhetsbildet og hvilket fokus som rører seg i befolkningen, hos innbyggerne, bedriftene, institusjonene og næringsgruppene
  • Påse at beredskapsplaner og myndighetspålegg følges opp
  • Opplæring (1-times kurs på video) til virksomhetsledere og deres stedfortredere i proaktiv stabsmetodikk for å sikre enhetlig rapportering (situasjon, potensial, tiltaksplan)
  • Risikovurdering av hvordan opprettholde driften av kritiske funksjoner ved stort bortfall av arbeidskraft (svært mange syke/indisponert/i karantene)
  • Scenarioplanlegging og handlingsalternativer / konsekvensvurderinger
  • Oppdatering av kontinuitetsplaner og pandemiplaner for virksomhetene
  • Krisekommunikasjon; internt og eksternt. Utarbeide gode svar til media og egne innbyggere. Holde i informasjonssentre, oppdatere nettkanaler

Og mye mer. Se vår temaside for pandemi og kontinuitetsplanlegging for mer info og kontaktdetaljer.